100 نكته ناب براي داشتن سازماني پويا و شاداب
حسن خسروي
شايد اغلب ما فرصت كافي براي مطالعه مجلات و كتابهاي مختلف را نداشته و آنقدر غرق در انجام ماموريت ها و وظايف محوله باشيم كه نتوانيم منابع مطالعاتي مورد نظر خود را در حوزه هاي گوناگون به راحتي و با فراغ خاطر پيدا كرده و مروري نماييم . استفاده و برخورداري از منابع كوتاه و گويا و آموزنده در ارتباط با زندگي شغل تحصيل و... مي توانند در حد و اندازه خود براي هر يك از ما مفيد و سازنده باشند چرا كه ناگزير هستيم در مواجهه با حجم عظيم اطلاعات موجود و لزوم استفاده بهينه از زمان همواره از بهترينها استفاده كنيم .
نگارنده با توجه به تجارت خود در طول ساليان متمادي سعي كرده تا در چند حوزه مهم نكاتي خواندني و آموزنده را با زباني ساده و كاربردي در قالب جملات كوتاه (قصار) براي خوانندگان گرامي ومخاطبان مربوطه به رشته تحرير در آورد باشد كه از اين رهگذر سازمان و پرسنلي پويا و شاداب داشته باشيم .
الف ) حوزه مديريت و رهبري
1 ـ كاركنان به تعبيري ابزار مديريت و رهبري شما هستند . چنانچه از اين ابزار بخوبي و در جاي خود استفاده نشود آنان فرسوده شكسته و بي خاصيت و فاقد كارآيي مي شوند.
2 ـ كاركنان با انگيزه شاداب رشد يافته و با وجدان حرفه اي هزينه هاي شما را كاهش داده و نيل به اهداف سازماني را تسريع و تسهيل مي نمايند.
3 ـ ماموريت هدف و راهبردها را براي كاركنان بخوبي مشخص نمائيد تا حركت به سوي آينده هموار و با سرعت و شتاب لازم صورت گيرد.
4 ـ به نيازهاي عاطفي روحي جسمي و خانوادگي كاركنان بها بدهيد و سنگ صبورشان باشيد.
5 ـ نظام منطقي و مستمر همراه با عدالت و انصاف در تشويق و تنبيه را در ميان كاركنان پياده كنيد.
6 ـ نيروهاي دلسوز متخصص و داراي توانمندي ذهني سرمايه هاي گرانبهاي شما هستند آنان را سرخورده و دلسرد نكنيد.
7 ـ لازم است شناخت مطلوبي از وضعيت اقتصادي جامعه عملكرد رقبا خواسته ها و نيازهاي عموم كاركنان و همچنين وضعيت مالي و بودجه اي سازمان خود داشته باشيد.
8 ـ سعي كنيد از بروز تنش شايعات رواج روحيه تملق و چاپلوسي رياكاري و بيكاري پنهان در سازمان به شدت پيشگيري و جلوگيري نمائيد.
9 ـ جذب نيروي انساني آسان است مهم نگهداري شايسته آنهاست .
10 ـ مديران و رهبران فرهنگ ساز هستند . دقت كنيد چه چيزهايي را در سازمان مي خواهيد به عنوان ارزش و فرهنگ جا بياندازيد.
ب ) حوزه خانواده :
1 ـ به اعضا خانواده خود محبت بورزيد و اين محبت را تقويت كنيد تا نظام خانواده محكم و استوار به حيات خود ادامه دهد.
2 ـ مسائل و مشكلات محيط كار را به درون محيط خانوادگي نياوريد . چرا كه شما با اين كار فقط تعداد بيشتري آدم را درگير ناراحتي ها و ناملايمات مي كنيد.
3 ـ از لحاظ آراستگي زيبايي طرز لباس پوشيدن نحوه حرف زدن و آداب معاشرت و... به نظرات و خواسته هاي معقول همسر خود احترام بگذاريد.
4 ـ محيط خانواده را از دخالتهاي بي جاي ديگران خالي كنيد و نگذاريد در نظام برنامه ريزي و تصميم گيري خانوادگي شما ديگران اغراض و تمايلات شخصي خود را لحاظ نمايند.
5 ـ توجه جدي به اقتصاد و معيشت خانواده و تلاش در راستاي حل و فصل مشكلات و كمبودهاي آن داشته باشيد.
6 ـ برنامه ريزي مناسب براي تفريح هواخوري قدم زدن مسافرت كوتاه بازي با بچه ها و... در طول ماه يا اواخر هر هفته بسيار پسنديده است .
7 ـ بكار بردن جملات و كلمات محبت آميز و اميدواركننده محترمانه و شادي بخش نسبت به همسر.
8 ـ توجه به تحصيل و كسب آگاهي و معرفت اعضا خانواده .
9 ـ اعضا خانواده را تا حد لازم با ماموريتها و وظايف سازمان خود آشنا كنيد.
10 ـ خيلي ها حسرت زندگي شما را مي خورند به زندگي خود سفت بچسبيد و غم نداشته ها را نخوريد و از داشته ها لذت ببريد.
ج ) حوزه اعتقادي :
1 ـ همواره خدا را حاضر و ناظر بر اعمال خود ببينيد و در جهت كسب خشنودي و رضاي حق تعالي گام برداريد.
2 ـ دستورات ديني و مذهبي خود را با لذت دقت و حضور قلب به انجام برسانيد و به اصول اخلاقي و انساني پايبند باشيد.
3 ـ در مناسبت ها و مراسم فرهنگي ـ مذهبي سازمان خود حتي الامكان حضور فعال داشته و خود را تافته جدابافته ندانيد.
4 ـ در خصوص مسائل شرعي و مذهبي خود به قدر لازم و كافي مطالعه و آگاهي داشته باشيد.
5 ـ همواره نماز را اول وقت و در صورت امكان با جماعت بجاي آوريد تا موفقيت و بركت زندگي و نورانيت شما بيشتر و بيشتر شود.
6 ـ از غيبت تهمت . افترا شهادت نادرست و قسم نابجا پرهيز كنيد .
7 ـ اطاعت از مافوق رزق حلال صبر و استقامت توكل و توسل مشورت و شورا تسليم حق و عدالت بودن نكات سازنده و راهگشا هستند.
8 ـ به دنيا و آخرت خود توجه كنيد و از رياكاري چاپلوسي تملق كينه ورزي و حسادت دوري نمائيد.
9 ـ از دروغ جدا پرهيز كنيد و نسبت به ديگران رحم و عطوفت و مروت داشته باشيد و منافع سازماني را بر منافع شخصي ترجيح دهيد.
10 ـ حفظ و حراست از بيت المال خيلي مهم است و در رعايت حق الناس دقيق باشيد.
د) حوزه آموزش :
1 ـ سعي كنيد تا جايي كه مقدور است در دوره هاي آموزشي شركت كنيد و در مقاطع بالاتر تحصيلي درس بخوانيد.
2 ـ آموزش يك سرمايه گذاري است براي آينده بهتر . اينگونه نپنداريد كه آموزش صرفا يك موضوع هزينه بر است .
3 ـ آموزش پنجره هاي جديدي را بر روي ديدگان ما باز مي كند و به كمك آموزش با افقهاي تازه دستاوردها و يافته هاي ديگران آشنا مي شويم .
4 ـ به كاركنان و همكاران خود تاكيد كنيد كه آموزش دروس مربوطه به حرفه و شغل خود كامپيوتر اينترنت و زبان خارجي را جدي بگيرند.
5 ـ آموزش موجب ارتقا سطح مهارتهاي شغلي سود بيشتر صرفه جويي در زمان انجام كارها افزايش كارآيي و... مي شود.
6 ـ توانايي در دانايي است و كليد دانايي آموزش است .
7 ـ با انجام نيازسنجي آموزشي پي خواهيد برد كه افراد به چه مهارتها و دوره هايي علاقه مند هستند.
8 ـ بهتر است آموزش همراه با پرورش باشد تا اثربخشي مطلوبي داشته باشد.
9 ـ فصل ماه روز و ساعات برگزاري دوره هاي آموزشي خيلي مهم است توجه كنيد.
10 ـ آموزش شور و شوق را زياد مي كند و باعث مي شود كه آينده اي بهتر را براي خود و سازمان رقم بزنيم .
هـ) حوزه شركت در جلسه :
1 ـ جلسات را طوري برگزار كنيد كه به كار ارباب رجوع و امور جاري سازمان لطمه اي وارد نشود.
2 ـ جلسه را مطابق دستور جلسه از پيش تنظيم شده پيش ببريد لازم است دقت كافي در مورد نور صدا گرما سرما و... محل برگزاري جلسه بعمل آيد.
3 ـ جلسه را تبديل به مكاني براي نزاعهاي سازماني گروهي و مسائل شخصي نكنيد.
4 ـ ترتيبي اتخاذ نمائيد تا حتي الامكان ديگران هم بدانند كه در جلسه چه تصميماتي اتخاذ شده و چه نتايجي داشته است .
5 ـ فرصت ارائه نظرات مخالف و موافق را با توجه به زمان جلسه در چارچوب انصاف و بي طرفي به شركت كنندگان بدهيد.
6 ـ منابع . اسناد و مداركي كه مرتبط با موضوع جلسه هستند را قبلا در اختيار شركت كنندگان قرار دهيد.
7 ـ سعي كنيد تصميماتي را كه در جلسه اتخاذ مي شوند قابليت و ضمانت اجرائي داشته باشند و براي ساكنان غير كره زمين تصميم گيري و برنامه ريزي نكنيد.
8 ـ چنانچه جلسه طولاني شد و ادامه آن منجر به غيبت افراد كسالت شركت كنندگان و سخنان بي پايه و پراكنده مي شود آن را تعطيل و در وقت مناسب ديگري ادامه مباحثات را داشته باشيد.
9 ـ رئيس يا مسئول جلسه بايستي قاطع شجاع وقت شناس و وظيفه شناس باشد و شرايط زمان و مكان را نسبت به موضوع مورد بحث در مد نظر قرار دهد.
10 ـ پيگيري مصوبات جلسه و به نتيجه رساندن آنها خيلي مهم است . بازخوردها را هم فراموش نكنيد.
و) حوزه ارتباطات و روابط عمومي :
1 ـ هر كس به اندازه اي متناسب با شغل و حرفه خود بايستي از دانش ارتباطات انساني و روابط عمومي بهره كافي داشته باشد.
2 ـ عصر حاضر عصر دانايي محوري ارتباطات و اطلاعات است . حكومت بر دلها تاثير عميقي بر جسم و جان افراد مي گذارد كه با هيچ ابزاري قابل اندازه گيري نيست .
3 ـ روابط عمومي رهبر اركستر سازمان است او سعي مي كند با تنظيم آهنگهاي مختلف هر واحد سازها را كوك كرده و صدايي هماهنگ يكنواخت و دلنشين را براي شنوندگان ومخاطبان ارائه نمايد.
4 ـ در حركات رفتار اشاره ها و ژست شما هر كدام راز و رمزهايي نهفته است . از اين حالتها و امكانات خدادادي در جهت نفوذ در ديگران بخوبي استفاده ببريد.
5 ـ روابط عمومي چشمه زلال اطلاعات است با حركات ناشايست و نسنجيده آنرا گل آلود نكنيم .
6 ـ از رسانه ها مطبوعات و خبرگزاريها براي ارائه عملكرد و فعاليتهاي انجام يافته بخوبي استفاده كنيد.
7 ـ روابط عمومي خود را به تجهيزات دانش و تكنولوژي روز دنيا مجهز كنيد.
8 ـ اين خيلي مهم است كه بدانيد كجا هستيد و كجا بايد باشيد .
9 ـ در يك ارتباط دو طرفه (دو سويه ) به بازخوردها خيلي توجه كنيد .
10 ـ موانع برقراري ارتباطات سازنده و مفيد را شناسايي كنيد و راه حلهاي منطقي و اثربخش ارائه نمائيد.
ز) حوزه سخنراني وگفتگو :
1 ـ سخن شما براي ديگران بايد جذاب كوتاه و كاربردي باشد . از بكارگيري كلمات ثقيل و نامانوس پرهيز نمائيد.
2 ـ به سن و سال سطح تحصيلات تمايلات و روحيات شنوندگان ومخاطبان خود توجه داشته باشيد و واضح صريح و بي آلايش صحبت كنيد.
3 ـ سعي كنيد از اعضا بدن خود نظير : دستها پاها چشمها سر و ... در جهت انتقال بهتر مطالب به مخاطبان استفاده مناسب و بجا ببريد. و چنانچه برايتان مقدور است قبلا سخنراني خود را ضبط كرده و با نگاهي نقادانه آن را گوش دهيد تا نقاط قوت و ضعف آن برطرف شود.
4 ـ به ظاهر و آراستگي خود اهميت دهيد چه بسا پيراهن يا كفش كثيف شما توجه مخاطبان را به خود جلب و از موضوع سخنراني پرت نمايد.
5 ـ زماني را براي پرسش و پاسخ و رفع ابهامات اختصاص دهيد و آنقدر سريع و با عجله صحبت نكنيد كه كسي چيزي دستگيرش نشود.
6 ـ سعي كنيد شما يا ديگران با برخي كلمات نامناسب مجلس سخنراني را به هم نريزيد.
7 ـ با بيان مثال داستان كوتاه ضرب المثل شعر خاطرات مرتبط و ... بر جاذبه و نفوذ كلام خود بيافزاييد.
8 ـ سخنراني يكنواخت و كسالت آور ارزش لازم را ندارد . بدانيد چه مي خواهيد بگوييد چه بايد بگوئيد و چگونه بايد بگوئيد. حتما منابع و ماخذ براي مطالعات و آگاهيهاي بيشتر نسبت به موضوع سخنراني را براي حضار بيان نمائيد.
9 ـ گاهگاهي تون صداي خود را تغيير دهيد و تمايلات شخصي و فضل و كمالات خود را به ديگران تحميل نكنيد.
10 ـ قبل از سخنراني از لحاظ روحي و جسمي آماده ومتمركز بوده استرس و اضطراب را از خود دور كنيد. همواره سعي كنيد افراد در طول سخنراني همراه شما باشند.
ح ) حوزه استرس :
1 ـ استرس هزينه هاي سازمان را افزايش مي دهد و هيچ مدير عاقلي مايل نيست كه خرجش بيشتر از دخلش باشد.
2 ـ اگر استرس نگراني و اضطراب هاي شما مربوط به مسائل خانوادگي است آنها را بطور اصولي درمان كنيد و اگر مربوط به شغل شما مي باشد بامدير خود يك جلسه صميمانه داشته باشيد تا راه حلي پيدا نمائيد.
3 ـ استرس مي تواند انگيزه ها را كاهش داده و باعث افت بهره وري شود . بنابر اين مديريت استرس خود مقوله حساس و با اهميتي است .
4 ـ ببينيد عوامل ايجاد كننده استرس در محيط كار چه مي باشند آيا مربوط به مسائل حقوق و دستمزد مي شود يا حجم زياد كارها يا بي عدالتي ها و تبعيضها و يا نداشتن دانش و توان لازم براي انجام كارها.
5 ـ استرس داشتن قدرت تصميم گيري را كاهش مي دهد و جسارت و شجاعت لازم در انجام وظايف محوله را از افراد مي گيرد.
6 ـ وجود استرس افراد را عصبي بي حوصله پرخاشگر حساس و فرمان ناپذير مي كند و اين امر يعني عدم تحقق اهداف فردي و سازماني .
7 ـ استرس را با استفاده از مشاوران و متخصصان امر تا حد امكان ريشه كن كنيد و نگذاريد بين كاركنان به صورت يك اپيدمي و بيماري مزمن درآيد.
8 ـ اغلب استرسها ريشه در مسائل اقتصادي افراد دارد . طوري عمل نمائيد كه كاركنان شما دغدغه معيشت نداشته باشند و حداقل هاي يك زندگي آبرومندانه را براي آنان فراهم نمائيد.
9 ـ افراد هر از چند گاه بايستي طبق فرمهاي خاص و پرونده هاي مربوطه از جهت سلامت روحي و رواني و مسائل استرسي چكاپ شوند.
10 ـ استرس موجب بدبيني دلسردي فحاشي ستيزه و دشمني مي شود بنابر اين با مديريت صحيح استرس آنرا درمان نموده و همواره كاركنان را از عوارض خطرات و آثار زيانبار فردي و سازماني آن آگاه سازيد.
ط ) حوزه مديريت زمان :
1 ـ تفويض اختيار اين امكان را به افراد و بويژه مديران مي دهد كه بتوانند فرصت بيشتري را به تصميم گيريهاي گروهي معقولانه و اثربخش اختصاص داده و همچنين به امر برنامه ريزي و ارائه راهبردهاي سازنده تر بپردازد.
2 ـ گذشت زمان يك مقوله برگشت ناپذير است بنابر اين قدر لحظه آن را بايد دانست و در جهت شكوفايي پويايي و ارتقا منزلت سازماني از آن بهره برد.
3 ـ در كوتاهترين زمان خواسته و مقصود خود را به ديگران منتقل كنيد تا فرصت بيشتري براي رسيدگي به ساير كارها را داشته باشيد.
4 ـ بي برنامگي و سر در گمي وقت بيشتري را از شما به هدر مي دهند . كارهاي مهم روزانه خود را يادداشت و به ترتيب اولويت مسير و محل آنها نقش و تاثيرشان آنها را انجام دهيد.
5 ـ اينكه بدانيد وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود و بايد صرف چه كارهايي بشود خيلي مهم است . ببينيد در محيط كاري شما عوامل اتلاف وقت چه ها هستند. آنها را با هوشياري برطرف كنيد.
6 ـ صحبتهاي تلفني هدر دهنده شماره يك وقت و زمان هستند . مراقب باشيد صحبتها و مكالمات تلفني زمان شما را تلف نكند.
7 ـ هر وقت با كار و زندگي ديگران كاري داريد و در امور شخصي آنها دخالت نموده ويا مي خواهيد از احوال شخصي مردم سر درآوريد بدانيد كه داريد با زمان نامهرباني مي كنيد و وقت خود را تلف مي نمائيد.
8 ـ اگر ندانيد اهداف مورد نظر شما چه مي باشند تيرهاي شما به سنگ مي خورد و زندگي و كار بدون هدف فرصتهاي شما را به تهديدها تبديل مي كنند.
9 ـ شفاف و قاطع باشيد حسن تدبير داشته باشيد از يك منشي (مسئول دفتر) فهيم و دورانديش و صبور استفاده كنيد ميز كار خود را مرتب كنيد اتاق كارتان را تميز و با نشاط كنيد. اينها باعث صرفه جويي در زمان مي شوند.
10 ـ كارهايي را انجام دهيد كه وظيفه شماست كار امروز را به فردا نياندازيد ارتباطات غير رسمي خود را كنترل كنيد جلسات را در مواقعي تشكيل دهيد كه از هر جهت مناسب باشد مسئوليت بيش از حد قبول نكنيد تمركز فكري داشته باشيد اينها مي توانند زمان را براي شما مانند طلا با ارزش و كارساز و يا بالعكس فرصتها را از كف شما ببرند و متضرر شويد.
ي ) حوزه بهره وري :
1 ـ بهره وري را در سازمان جدي بگيريد و شاخصهاي مناسبي را براي آن تعيين كنيد بيش از آنكه شعار بهره وري بدهيد به بهره وري برسيد و سازمان خود را سودآور و اثرگذار نمائيد. بهره وري يك مقوله چند بعدي با شاخ و برگ فراوان است آن را كوچك نشمريد.
2 ـ بهره وري در مصرف انرژي خيلي مهم است . آب برق گاز تلفن اينترنت سوخت و... مقوله هايي هستند كه اگر در مورد بهره وري آنها فكر اساسي داشته باشيم صرفه جويي بزرگي در كشور به طور منطقي خواهيم داشت .
اهميت خاص دهيد . اين امر بهره وري را IT 3 ـ به فناوري اطلاعات و حوزه افزايش داده و راه رسيدن به مقصد را كوتاهتر مي نمايد.
4 ـ برخي افراد مفاهيم بهره وري كارآيي اثربخشي صرفه اقتصادي كارانه سودآوري و... را مترادف هم ديگر مي گيرند حال آنكه اينها با ظرافتهاي خاصي كه دارند مقوله هايي متمايز و هر كدام در جاي خود كاربرد ويژه اي دارند.
5 ـ بهره وري الزاما اين نيست كه پول و سرمايه و سود شما بيشتر شود بلكه يك جنبه مهم بهره وري نيروي انساني و اين سرمايه گرانبهاست . اينكه مديران بدانند و درك داشته باشند كه از نيروي انساني به عنوان يك عامل سرنوشت ساز چگونه و چطور بخوبي استفاده نمايند به بهره وري لطف بزرگي كرده اند.
6 ـ بهره وري در هر وضعيتي و هر كجا مي تواند كاربرد و نمود داشته باشد . بهره وري تنها مختص حوزه صنعت و يا توليد نيست .
7 ـ بهره وري را ما بايد اول با فكر خود بينش و نگرش خود بخواهيم و بشناسيم و آنرا باور كنيم در غير اين صورت بهره وري را به بازيچه گرفته ايم .
8 ـ مقايسه تطبيقي بهره وري ما در هر زمينه اي با ساير موسسات كشورها افراد و گروهها و شركتها مي تواند در ارتقا سطح بهره وري مان تاثير داشته و نقاط قوت و ضعفمان را بيشتر بنماياند.
9 ـ بهره وري بايد در سطوح مختلف جامعه مورد توجه قرار گيرد نه اينكه يك شهر يا يك شركت خاص . بهره وري بايستي از مهدكودكها و دبستانها وارد عرصه زندگي و شئونات افراد جامعه شود.
10 ـ رسيدن به بهره وري برنامه ريزي صبر و تحمل آزمايش و خطا دورانديشي و باور مي خواهد و بايد در نظر داشت كه رسيدن به بهره وري همه مطلب نيست حفظ و نهادينه كردن آن مهم تر است .
